Email formal en inglés: Estructura, consejos y ejemplos prácticos.

eMail formal en inglés.

Aunque tengamos un nivel inglés suficiente para comunicarnos y entender lo básico, cuando se trata de escribir un texto que vaya más allá de una simple frase es un asunto más complicado y si se trata de un email formal en inglés, debemos tomarnos nuestro tiempo para tratar de hacerlo de la manera más profesional posible.

En este artículo te resumimos los elementos más importantes que debes tener en cuenta, te explicamos la estructura que debe cumplir un email formal en inglés y te proporcionamos unos cuantos ejemplos que te pueden servir de guía.

Contenido

• 1. Estructura de un email formal en inglés.
• 2. Consejos de redacción.
• 3. Ejemplos de emails.

1. Estructura de un email formal en inglés.

    1.1. Título del email

El título o subject del email debe ser representativo del mensaje que quieres transmitir pero corto y simple.

    1.2. Saludo

Un saludo estándar, cortés dirigiéndote a la persona a quien le escribes.

    1.3. Párrafo de introducción

En esta sección debes poner en contexto a la persona a cerca de la razón por la cual escribes, incluye contactos o conversaciones anteriores, referencias (en caso de tratarse de la aplicación aun empleo).

    1.4. Detalles

En el detalle debes aportar datos específicos o instrucciones. Si se trata de un email donde solicitas alguna información, menciona los detalles más relevantes e indica claramente el asunto a tratar.

    1.5. Respuesta o acciones

En esta parte debes dejar claro cuáles son los siguientes pasos o acciones, ya sea de tu parte o de la persona a quien diriges el email, que esperas que suceda, con plazos si es necesario. 

    1.6. Párrafo de cierre

Un párrafo simple donde de manera cordial introduces la despedida y dejas claro que esperas noticias de su parte, o que tú lo harás próximamente -si es necesario-.

    1.7. Despedida

Una frase simple de despedida

    1.8. Firma

Datos de tu nombre, dirección, teléfono y demás datos que consideres importantes y relevantes.

Sería algo así:

2. Consejos de redacción

• Si es un email de trabajo recuerda no usar tu correo electrónico personal, a menos que sea un tema particular que estés tratando.
• Intenta ser claro, breve y cortés. Lo importante es que el mensaje llegue claramente y no des detalles que no tienen importancia ni parezcas muy directo o rudo (lo mejor es no escribir emails cuando estés molesto, no es el mejor momento)
• Usa expresiones cortas.
• Ten cuidado con las opciones de reenviar o responder a todos, sobre todo cuando es un email dirigido a alguien en particular.
• Cambia el idioma de tu redactor de email y ponlo en Inglés para que identifique los posibles errores ortográficos.
• Si puede ser que lo revise alguna persona inglés nativa para que te ayude si tienes que cambiar algo.
• Lee varias veces el email antes de enviarlo y usa Google Translate para hacer la traducción inversa y ver si refleja el mensaje que quieres transmitir.

Algunas frases comunes que te pueden ayudar:

3.- Ejemplos de emails formales en inglés

Algunas veces no es tan necesario ser estrictamente formales, si por ejemplo se trata de un compañero de trabajo en otro país, puedes flexibilizar un poco la estructura y los verbos usados. De cualquier manera, aquí te mostramos 3 ejemplos; personal, semi-formal y formal, para que elijas el más apropiado en tu caso.

eMail personal:

En este ejemplo, imagina que viajarás a US, Canadá u otro país de habla inglesa. Una vez allí te quedarás en casa de una familia, así que han organizado una reunión para que se conozcan:

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me! 

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

eMail semi-formal:

En este ejemplo, un estudiante está interesado en un curso avanzado y le escribe al profesor para reunirse para aclarar algunas dudas:

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

eMail formal:

En este ejemplo, una persona escribe al email de atención al cliente reportando un fallo en el producto que ha comprado, pidiendo que le devuelvan el dinero o le cambien el aparato.

To Whom It May Concern,

I recently bought a toaster from your company, but unfortunately it appears that the heating element isn’t working correctly.

For reference, the model number is TOS-577, and I bought it on May 1, 2016 at the Toaster Emporium in New York City. I returned the toaster to the store, but they said I should contact you because the model had been an “open-box” discontinued model. Because of that, they weren’t able to offer a refund or exchange.

I can understand the Toaster Emporium’s position, but the toaster shouldn’t have broken so soon. It is still covered under your company’s one-year warranty, so I would like to exchange the toaster for a working model. If that isn’t possible I would like to receive a refund. Please let me know what steps I need to take for this to happen.

Thanks very much for your help with this situation.

Sincerely,John Johnson

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